In Excel è facile accorgersi quando una formula è sbagliata. È molto più difficile accorgersi quando una formula corretta è diventata una cattiva soluzione.
Succede soprattutto nei file che crescono nel tempo. Una prima esigenza viene risolta con una formula, poi arriva un’eccezione, poi un’altra condizione, poi una nuova sorgente dati. Ogni modifica è ragionevole presa da sola. Il risultato finale può non esserlo più.
La complessità non si misura in caratteri
Una formula lunga non è necessariamente complessa e una formula corta non è necessariamente semplice. LET, per esempio, può allungare una formula introducendo nomi intermedi e allo stesso tempo renderne molto più chiara la struttura. Al contrario, una sequenza compatta di funzioni annidate può richiedere parecchio tempo per essere ricostruita mentalmente.
Il punto non è quindi ridurre il numero di caratteri. È ridurre il numero di cose che bisogna tenere contemporaneamente a mente per capire cosa sta succedendo.
Il primo segnale: la stessa logica compare più volte
La duplicazione è uno dei segnali più utili. Se la stessa espressione compare più volte nella formula, LET può permettere di calcolarla una volta, assegnarle un nome e riutilizzarla. Se la stessa logica compare in molte formule del foglio, può essere il momento di chiedersi se debba essere centralizzata in altro modo.
La duplicazione non è soltanto una questione estetica. Ogni copia è un punto che può essere dimenticato quando la regola cambia.
Il secondo segnale: per capire il risultato bisogna smontare la formula
Una formula dovrebbe consentire di ricostruire abbastanza rapidamente il percorso che porta dall’input al risultato. Quando per farlo bisogna selezionare ripetutamente porzioni dell’espressione, copiarle altrove o sostituire temporaneamente parti della formula, la difficoltà di debug sta diventando parte del problema.
LET aiuta perché consente di dare un nome ai risultati intermedi, ma ha anche un limite pratico: strumenti abituali come F9 non permettono di ispezionare con la stessa immediatezza i nomi locali definiti al suo interno. Una formula più strutturata può quindi essere più leggibile senza essere necessariamente più semplice da diagnosticare.
Il terzo segnale: le eccezioni stanno guidando la struttura
Molte formule iniziano con una regola semplice e crescono attraverso eccezioni: se accade A fai questo, tranne nel caso B, salvo che C sia vuoto, ma solo quando D appartiene a un certo insieme.
Non c’è una soglia oltre la quale una formula diventa automaticamente sbagliata. Ma quando la struttura principale serve soprattutto a gestire casi particolari, può essere utile fermarsi e verificare se il problema sia ancora un calcolo da foglio o sia diventato un processo di trasformazione più adatto, per esempio, a Power Query.
Il quarto segnale: funziona, ma nessuno vuole toccarla
È forse il segnale più concreto. Una formula può produrre risultati corretti per anni e allo stesso tempo essere diventata fragile dal punto di vista della manutenzione. Se ogni modifica viene rimandata perché si teme di alterare un equilibrio difficile da ricostruire, il costo della soluzione è già aumentato.
Questo vale anche quando chi mantiene il file coincide con chi l’ha costruito. Dopo alcuni mesi, il contesto che rendeva ovvie certe scelte può non esserlo più.
Non tutto deve diventare Power Query o VBA
Riconoscere questi segnali non significa trasformare ogni formula articolata in una query o in una macro. Spostare la logica ha un costo e può semplicemente trasferire la complessità in un ambiente meno accessibile all’utente o al manutentore.
A volte la soluzione migliore è ancora una formula, ma riscritta: eliminando duplicazioni, introducendo LET, separando responsabilità diverse o rendendo espliciti alcuni passaggi intermedi. In altri casi la crescita della formula sta semplicemente segnalando che il problema ha cambiato natura.
La domanda utile
Prima di aggiungere un altro SE, un’altra condizione o un altro livello di annidamento, può essere utile chiedersi non soltanto se la modifica funziona, ma se rende ancora comprensibile la regola complessiva.
Una formula non diventa troppo complessa quando supera una certa lunghezza. Lo diventa quando il costo per capirla, verificarla e modificarla comincia a superare il vantaggio di averla tutta in una cella.